Bürokraft / Mitarbeiterin im Sekretariat (m/w/d) für den Heilmittel- und Reha-Bereich - ZAP

Sie betreuen zwei zentrale Säulen unseres Zentrums und halten unseren Therapeuten und Ärzten den Rücken frei:

1. Reha-Management & -Koordination

• Antrags- und Kostenträgerabwicklung: Sie sichten Reha-Anträge, klären die Rehabilitationsfähigkeit mit dem Reha-Arzt ab und rufen Kostengenehmigungen ab. Sie bearbeiten Rückfragen von Krankenkassen, Krankenhäusern, Sozialdiensten sowie des Medizinischen Dienstes.
• Patienten-Onboarding & Betreuung: Sie führen den telefonischen Erstkontakt, leiten das Aufnahmegespräch am 1. Tag, holen Unterschriften ein, klären über Abläufe (Therapie, Verpflegung, Transport) auf und führen Patienten durch die Räumlichkeiten. Für Anliegen der Rehabilitanden bieten Sie eine tägliche Sprechstunde an.
• Maßnahmenplanung & -verlängerung: Sie legen Reha-Maßnahmen und Mappen (für Therapeuten und Ärzte inkl. Befunden) an. Sie planen Verlängerungen, beantragen diese beim Kostenträger und organisieren notwendige Krankentransporte.
• Entlassmanagement: Sie bereiten Entlassunterlagen vor, führen das Abschlussgespräch, klären über die Nachsorge (z. B. IRENA/TRENA der DRV) auf und informieren den Kostenträger über die Entlassung.

2. Heilmittelbereich & allgemeine Verwaltung

• Kundenkontakt: Sie sind die erste Anlaufstelle für Patientinnen und Patienten – persönlich, telefonisch (inkl. Anrufbeantworter-Pflege) und schriftlich.
• Rezept- und Stammdatenpflege: Sie legen Rezepte an, prüfen diese auf Korrektheit und halten bei Fehlern Rücksprache mit Arztpraxen.
• Termin- und Auslastungssteuerung: Sie koordinieren Termine flexibel bei krankheitsbedingten Ausfällen, kontrollieren die Auslastung von Gruppenterminen und händigen Tagespläne sowie Patientenmappen aus.
• Abrechnung & Archivierung: Sie erstellen Zuzahlungsrechnungen, prüfen die Abrechenbarkeit mit den Kostenträgern, bearbeiten die Post und übernehmen das Scannen sowie die rechtssichere Archivierung.